Fidelix Politique de confidentialité

Politique de confidentialité

Mise à jour le 9 septembre 2026

1. Qui collecte vos données personnelles

Les sociétés appartenant au groupe Assemblin Caverion Group AB (les « Sociétés » ou « nous ») s’engagent à protéger vos données personnelles, et notre objectif est de vous permettre de vous sentir en sécurité lorsque nous traitons vos données personnelles. Nous protégeons votre vie privée conformément au Règlement général sur la protection des données de l’UE ainsi qu’à toutes les autres lois applicables.

Nous vous invitons à lire attentivement la présente politique de confidentialité.

La présente politique de confidentialité s’applique aux sociétés du groupe suivantes :

  • Fidelix Oy (numéro d’entreprise 1770269-0), Myllynkivenkuja 1, 01620 Vantaa, Finlande.
  • Fidelix Tech Oy (numéro d’entreprise 3329591-7), Myllynkivenkuja 1, 01620 Vantaa, Finlande.
  • Fidelix Sverige AB (Business ID 556567-5716), Skogsborgsvägen 16, 647 31 Mariefred, Suède.
  • Fidelix France SAS (numéro d’entreprise 839 582 335), 69 boulevard Haussmann, 75008 Paris, France.
  • Larmia Control AB (numéro d’entreprise 556139-3132), Finlandsgatan 38, 164 74 Kista, Suède.
  • Lansen Systems AB (numéro d’entreprise 556901-4011), Rörkullsvägen 7, S-30241 Halmstad, Suède.
  • Säätölaitehuolto Oy (numéro d’entreprise 2041453-4), Rälssintie 4 A, 00720 Helsinki, Finlande.

(ci-après conjointement les « Sociétés » ou « nous »)

Les Sociétés traitent les données clients et marketing dans un système commun de gestion de la relation client (HubSpot) et, en ce qui concerne ce traitement, agissent en tant que responsables conjoints du traitement au sens de l’article 26 du Règlement général sur la protection des données. Les Sociétés ont convenu entre elles de la répartition des responsabilités, y compris de la manière de répondre aux demandes concernant les droits des personnes concernées. Bien que les Sociétés utilisent le même système HubSpot, les contacts et les communications marketing de chaque Société restent sous son propre contrôle : chaque Société ne communique qu’avec ses propres clients et contacts. Vous pouvez exercer les droits décrits dans le présent avis en contactant la personne de contact chargée des questions de protection des données mentionnée ci-dessous, quelle que soit la Société avec laquelle vous avez traité.

Personne de contact chargée des questions de protection des données

Nom : Timo Pellinen

Adresse : Myllynkivenkuja 1, 01620 Vantaa

E-mail : privacy@fidelix.com

2. Protection des données personnelles

Nous prenons au sérieux la protection et la sécurité de vos données personnelles. Toutes les données personnelles que vous fournissez aux Sociétés sont stockées sur des serveurs sécurisés, et l’accès à ces données est limité aux employés et tiers qui en ont besoin pour exercer leurs fonctions. Les personnes ayant accès aux données personnelles doivent conserver ces données de manière confidentielle. Les Sociétés et nos prestataires de services prennent toutes les mesures raisonnables pour garantir la protection de vos données personnelles.

Nous utilisons des mesures de sécurité techniques, administratives et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre tout accès non autorisé, divulgation, destruction ou autre traitement non autorisé. Les serveurs sont situés dans l’UE ou sont conformes aux exigences du Règlement général sur la protection des données sur la base d’accords conclus avec l’administrateur des serveurs. Les services en ligne sont protégés par une connexion HTTPS qui chiffre les communications.

3. Données que nous collectons et finalités de la collecte des données personnelles

Nous ne collectons que les données personnelles pertinentes pour les finalités décrites dans la présente politique de confidentialité. Nous collectons des données que (a) vous nous fournissez vous-même, mais également (b) des données collectées automatiquement, ou (c) obtenues auprès d’autres sources externes. Nous décrivons dans le présent avis la manière dont nous traitons les données personnelles des personnes concernées. Veuillez noter que nous pouvons combiner les données que nous recevons de votre part, les données collectées en ligne, les données collectées hors ligne et les données collectées auprès de sources tierces, conformément aux lois et réglementations applicables en matière de traitement des données personnelles.

Nous n’utilisons vos données personnelles qu’aux fins mentionnées dans la présente politique de confidentialité, sauf si nous obtenons votre consentement pour d’autres finalités.

3.1 Utilisateurs du site web

Notre site web dessert plusieurs Sociétés et est disponible en plusieurs langues. Dans le cadre du formulaire de contact ou d’une autre fonctionnalité, vous serez informé de la Société avec laquelle vous êtes en relation.

Lorsque vous naviguez sur notre site web, nous pouvons collecter les informations suivantes vous concernant :

  • Données démographiques (par ex. pays, langue)
  • Suivi des e-mails (par ex. messages ouverts, clics, date et heure de vos actions)
  • Adresse IP
  • Visites du site web (par ex. pages visitées, cookies, informations sur le navigateur, date et heure de votre visite, comportement de l’utilisateur)
  • Informations supplémentaires que vous fournissez en remplissant des formulaires (par ex. pour télécharger des guides) sur notre site web

Finalités et bases juridiques de la collecte des données :

Une partie du traitement est nécessaire au fonctionnement du site web et repose sur notre intérêt légitime à maintenir et à optimiser la fonctionnalité et l’expérience utilisateur de notre site web.

Le traitement lié au marketing — tel que la publicité affichée sur des sites web tiers, le ciblage comportemental et les cookies marketing utilisés par nos partenaires — repose sur le consentement que vous donnez dans les paramètres des cookies. Vous pouvez gérer et retirer votre consentement à tout moment dans notre politique en matière de cookies.

Politique en matière de cookies: Politique de cookies

Les données collectées sont limitées et n’incluent pas de données personnelles sensibles.

3.2 Clients

Si nous avons conclu un contrat avec vous ou avec l’entreprise que vous représentez, nous collectons généralement les informations suivantes :

  • Informations de base telles que le nom, le numéro de client, le nom d’utilisateur et/ou un autre identifiant unique, ainsi que la langue de communication
  • Coordonnées telles que l’adresse e-mail, le numéro de téléphone, l’adresse
  • Informations concernant l’entreprise et ses personnes de contact, telles que les noms, les fonctions et les coordonnées
  • Informations relatives aux contrats, missions et offres, informations de facturation et informations liées à la communication
  • Informations collectées dans le cadre d’événements et de formations, telles que les informations d’inscription et les régimes alimentaires particuliers
  • Informations relatives à la connexion technique et au terminal, telles que l’adresse IP, l’identifiant de l’appareil, les cookies

Finalité et base du traitement :

Le traitement repose sur l’exécution du contrat client (article 6, paragraphe 1, point b) du Règlement général sur la protection des données) : la fourniture de nos services, la gestion et le maintien de la relation client, ainsi que l’exécution de nos obligations contractuelles. L’ensemble des données mentionnées ci-dessus est stocké dans notre système commun de gestion de la relation client (HubSpot).

3.3 Clients potentiels et leurs personnes de contact

Si vous êtes un client potentiel ou représentez une telle entreprise, nous collectons généralement les informations suivantes :

  • Coordonnées telles que le nom, l’adresse e-mail, le numéro de téléphone
  • Informations concernant l’entreprise, telles que le nom de l’entreprise, les fonctions des personnes de contact
  • Informations fournies via le formulaire de contact, qui sont stockées dans notre système de gestion de la relation client (HubSpot)
  • Offres fournies et communications associées
  • Informations publiques disponibles sur les réseaux sociaux
  • Informations d’inscription relatives aux événements et formations, ainsi que tout régime alimentaire particulier

Finalité et base du traitement :

Le traitement repose sur notre intérêt légitime (article 6, paragraphe 1, point f) du Règlement général sur la protection des données) à commercialiser nos services et à développer notre activité. Nous traitons les données pour répondre aux demandes, fournir des offres et développer notre activité. La plupart de nos contacts font partie d’une relation client ou de partenariat, et nous conservons les données aussi longtemps que la relation est en vigueur, puis pendant la durée de conservation légale applicable (par ex. la loi sur la comptabilité). Nous maintenons plusieurs processus de nettoyage automatisés dans HubSpot qui suppriment ou anonymisent les données lorsqu’elles ne sont plus nécessaires. Exception : si vous nous avez communiqué une adresse e-mail personnelle (par ex. une adresse Gmail, Outlook ou similaire privée), par exemple en remplissant un formulaire sur notre site web, et que vous n’êtes pas dans une relation client B2B avec nous, nous supprimerons ces données au plus tard un (1) an après la soumission du formulaire. Vous avez le droit de vous opposer à ce traitement, voir la section 5.1.

En France, nous adressons des messages de marketing direct électronique à des contacts professionnels – newsletters, enquêtes de satisfaction client, invitations à des événements et à des formations – sur la base de notre intérêt légitime. Nous vous indiquons où nous avons recueilli vos coordonnées. Vous pouvez vous y opposer à tout moment, via le lien de désinscription figurant dans chaque message ou en écrivant à l’adresse privacy@fidelix.com.

Nous utilisons Google Ads pour cibler notre publicité et mesurer son efficacité. À cette fin, nous pouvons partager une quantité limitée d’informations (par ex. une adresse e-mail hachée) avec Google Ads à des fins de suivi des conversions. Ce traitement repose sur le consentement que vous donnez dans les paramètres des cookies. Dans la publicité de certaines de nos sociétés, nous utilisons la fonctionnalité Enhanced Conversions for Leads de Google Ads pour cibler notre publicité et mesurer son efficacité. À cette fin, nous transmettons à Google vos coordonnées, telles que votre adresse e-mail et/ou votre numéro de téléphone, sous forme hachée, afin qu’un clic publicitaire puisse être associé à la progression ultérieure du prospect dans notre système de gestion de la relation client. Ce traitement repose sur le consentement que vous donnez dans les paramètres des cookies. Dans ce cadre, les données sont transférées aux États-Unis à Google LLC ; ce transfert repose sur la certification de Google LLC dans le cadre du Data Privacy Framework (DPF) UE-États-Unis. Cela signifie que Google respecte les exigences européennes en matière de protection des données conformément à la loi lors du transfert de données vers les États-Unis. Dans les situations où le DPF n’est pas utilisé comme seul fondement, Google intègre des clauses contractuelles types (CCT) dans ses conditions relatives aux données clients (Customer Data Terms) afin de servir de garantie juridique supplémentaire. Plus d’informations sur le traitement des données propre à Google.

3.4 Utilisateurs du service cloud Fidelix

Lorsque vous vous connectez et utilisez notre service cloud, nous collectons généralement les informations suivantes :

  • Informations de base telles que le nom, le nom d’utilisateur et/ou un autre identifiant unique, le mot de passe et la langue de communication, les informations sur l’employeur (si visibles dans l’adresse e-mail), ainsi que les informations relatives à la copropriété ou à la société de gestion immobilière pour laquelle la personne concernée a été enregistrée comme personne de contact
  • Informations relatives à la connexion technique et au terminal, telles que l’adresse IP, l’identifiant de l’appareil ou d’autres informations d’identification, ainsi que les cookies
  • Données de journal d’utilisateur dans le service cloud, telles que les heures de connexion, les actions effectuées par l’utilisateur, et l’acceptation des conditions d’utilisation et de la collecte de données personnelles

Finalité et base du traitement :

La fourniture, la mise à disposition et le développement du service, ainsi que l’exécution de nos obligations contractuelles, reposent sur l’exécution du contrat dans le cas du client, et sur l’intérêt légitime dans le cas des personnes liées par les obligations du client. La garantie de la continuité des services et de la sécurité de l’information repose sur notre intérêt légitime. Le marketing direct électronique, tel que les enquêtes, repose sur un consentement donné séparément.

3.5 Personnes visitant les bureaux et les chantiers

Les Sociétés peuvent collecter des données personnelles concernant les personnes visitant les bureaux ou les chantiers (par ex. contrôle d’accès, listes de visiteurs, vidéosurveillance).

Si des données sont collectées, les catégories typiques de données sont : les informations relatives à la visite (par ex. heure de la visite, personne visitée), les coordonnées, les informations sur l’employeur, ainsi que les données de contrôle d’accès et de vidéosurveillance. La base du traitement serait dans ce cas l’intérêt légitime : les Sociétés ont un intérêt à assurer la sécurité de leurs locaux et des personnes qui y travaillent ou qui les visitent.

3.6 Utilisateurs du système de demandes d’assistance et personnes de contact pour les installations

Lorsque vous nous contactez pour une question d’assistance produit ou application, ou lorsque vous êtes désigné comme personne de contact dans le cadre d’un produit ou d’un système que nous avons installé, nous collectons généralement les informations suivantes :

  • Nom de l’entreprise
  • Fonction
  • Numéro de téléphone
  • Adresse e-mail
  • Adresse de facturation
  • Informations de localisation du site d’installation

Ces données sont traitées dans nos systèmes de gestion des demandes d’assistance (HubSpot, Matrix42) et, en ce qui concerne les coordonnées des clients et fournisseurs, dans notre système SAP. Les données sont stockées au sein de l’UE.

Finalité et base du traitement :

La finalité du traitement est de fournir des services d’assistance produit et application ainsi que de maintenance : la réception, la résolution et le suivi des demandes d’assistance, la maintenance des produits et systèmes installés, ainsi que la facturation associée. Le traitement nécessaire à l’exécution du contrat de maintenance ou d’assistance conclu avec votre entreprise (par ex. adresse de facturation, informations sur le site d’installation, services couverts par le contrat) repose sur l’exécution du contrat. Le traitement de vos coordonnées personnelles en tant que personne de contact pour une demande d’assistance repose sur notre intérêt légitime à garantir que nous pouvons fournir à votre entreprise l’assistance et la maintenance convenues dans le contrat.

Nous conservons ces données aussi longtemps que le produit ou le système est installé et couvert par l’assistance, puis pendant la durée de conservation exigée par la loi (par ex. dans le cadre des délais de responsabilité du fait des produits et de garantie des vices). Cela correspond au besoin réel de traitement, car la durée de vie des systèmes installés peut être longue.

4. Communication et transfert des données personnelles

Nos Sociétés ne transfèrent des données personnelles qu’aux personnes et entreprises qui en ont besoin pour exercer leurs fonctions. Nous veillons à ce que les parties auxquelles nous transférons des données personnelles soient dûment informées de la finalité du traitement, et nous garantissons le traitement légal des données personnelles au moyen d’accords contractuels. Nous veillons également à ce que les destinataires des données personnelles s’engagent à respecter les restrictions relatives à l’utilisation des données personnelles, y compris la confidentialité des données personnelles.

Si des données personnelles sont transférées en dehors de l’UE/EEE, ces transferts sont soit effectués vers un pays que la Commission européenne considère comme offrant un niveau de protection adéquat des données, soit réalisés en utilisant des garanties appropriées, telles que les clauses contractuelles types de la Commission européenne, et en identifiant la nécessité de mesures supplémentaires.

4.1 Sociétés du groupe

Grâce à notre infrastructure informatique commune et au partage d’informations au sein du groupe, les Sociétés peuvent utiliser vos données personnelles aux fins énumérées dans la présente politique de confidentialité, dans la mesure où elles agissent en tant que responsables conjoints du traitement (voir section 1).

4.2 Fournisseurs et sous-traitants

Nous faisons appel à des prestataires de services externes pour certaines parties de notre activité. Ceux-ci comprennent, entre autres :

  • HubSpot – un système de gestion de la relation client (CRM) utilisé conjointement par toutes les Sociétés pour la gestion des clients et des prospects. Les données sont situées dans l’UE. DPA HubSpot.
  • Matrix42 (anciennement Effecte) – un système de gestion des demandes d’assistance utilisé pour gérer l’assistance produit et application ainsi que les demandes de service. Conditions de protection des données de Matrix42.
  • SAP – un système de gestion des informations relatives aux clients et fournisseurs, y compris les personnes de contact.
  • Prestataires de services liés à la maintenance des systèmes informatiques

Ces prestataires de services agissent en tant que sous-traitants de données personnelles, et des accords de traitement conformes au Règlement général sur la protection des données ont été conclus avec eux.

4.3 Tiers

Nous partageons des données avec d’autres partenaires ou parties prenantes lorsque cela est nécessaire pour notre activité. Nous utilisons également des cookies et des traceurs web sur notre site, et nous partageons des données avec les tiers qui les collectent, tels que :

  • Google Ads – pour le suivi et l’optimisation des conversions publicitaires
  • Plateformes de réseaux sociaux

Lorsque des tiers sont utilisés, nous veillons à ce qu’ils respectent nos lignes directrices en matière de protection des données.

Politique en matière de cookies

5. Vos droits

En tant que personne concernée, vous disposez de certains droits relatifs à vos données personnelles, tels que décrits ci-dessous.

5.1 Droit d’accès, de rectification et d’opposition

Vous pouvez nous contacter et nous demander de vous informer des données personnelles que nous avons collectées et traitées à votre sujet, ainsi que des finalités pour lesquelles elles sont utilisées. Vous avez également le droit de nous demander de corriger les données personnelles inexactes ou incomplètes enregistrées vous concernant.

Vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles lorsque ce traitement repose sur notre intérêt légitime — cela s’applique en particulier au marketing et au développement commercial décrits aux sections 3.1 et 3.3. Le droit d’opposition ne s’applique pas au traitement fondé sur l’exécution d’un contrat ou le respect d’une obligation légale.

5.2 Droit à l’effacement et à la limitation du traitement

Vous pouvez également nous demander de supprimer vos données personnelles de nos systèmes. Nous donnerons suite à une telle demande, sauf si nous avons un motif légal de ne pas supprimer les données. Après la suppression des données, il se peut que nous ne puissions pas supprimer immédiatement toutes les copies restantes de nos serveurs actifs et de nos systèmes de sauvegarde. Ces copies seront supprimées dès que raisonnablement possible. Veuillez noter que votre demande de limitation du traitement de vos données personnelles peut réduire votre capacité à utiliser notre site web et nos autres services.

5.3 Droit à la portabilité des données

Vous avez le droit de recevoir les données personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, lorsque les données sont traitées de manière automatisée et que le traitement repose sur votre consentement, ou sur l’exécution d’un contrat ou des mesures précontractuelles.

Nous répondrons à toutes les demandes visées aux sections 5.1 à 5.3 dans un délai maximal d’un mois à compter de la réception de la demande.

Vous pouvez exercer ces droits (5.1 à 5.3) en envoyant une demande par e-mail à privacy@fidelix.com. Nous pouvons refuser les demandes manifestement répétitives, excessives ou infondées, ou lorsque la loi applicable ne nous oblige pas à y donner suite.

5.4 Consentement

Si les données personnelles que vous nous avez fournies reposent sur votre consentement, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment. Vous pouvez retirer votre consentement au marketing numérique via le lien figurant dans la communication que vous recevez, ou par e-mail à privacy@fidelix.com.

Le retrait du consentement n’affecte pas la légalité du traitement effectué avant ce retrait. Le retrait n’affecte pas non plus le traitement fondé sur une autre base légale, telle que le contrat ou l’intérêt légitime — par exemple, la fourniture de services fondés sur un contrat se poursuit normalement même si vous retirez un consentement marketing distinct.

5.5 Réclamations

Si vous n’êtes pas satisfait d’une décision ou d’une action d’une Société, vous avez toujours le droit d’introduire une réclamation auprès CNIL.

6. Cookies

Nous utilisons des cookies sur notre site web. Consultez la politique en matière de cookies et vos choix actuels :

Politique en matière de cookies :https://www.fidelix.com/fr/politique-de-cookies/

7. Conservation des données personnelles

Nous avons le droit de conserver vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire à une finalité légale ou aussi longtemps que la loi l’exige. Les critères utilisés pour déterminer la durée de conservation des données personnelles sont la durée de conservation légale applicable et la finalité légale du traitement. Les données et la durée de conservation varient en fonction des données concernées et de la législation applicable. Nous supprimons et/ou anonymisons vos données personnelles lorsqu’elles ne sont plus pertinentes pour les finalités pour lesquelles nous les traitons. Les durées de conservation par groupe d’utilisateurs sont indiquées ci-dessous.

  • Les données des utilisateurs du site web (section 3.1) sont conservées pendant la période indiquée dans la politique en matière de cookies
  • Clients (3.2) : les données sont conservées pendant la durée du contrat client ou du droit d’utilisation, puis pendant la durée de conservation exigée par la législation.
  • Clients potentiels et leurs personnes de contact (3.3) : nous maintenons plusieurs processus de nettoyage automatisés dans HubSpot qui suppriment ou anonymisent les données lorsqu’elles ne sont plus nécessaires. Exception : si vous nous avez communiqué une adresse e-mail personnelle (par ex. une adresse Gmail, Outlook ou similaire privée), par exemple en remplissant un formulaire sur notre site web, et que vous n’êtes pas dans une relation client B2B avec nous, nous supprimerons ces données au plus tard un (1) an après la soumission du formulaire.
  • Les données relatives aux représentants des vendeurs de produits et services sont conservées pendant la durée de la mission ou de la relation contractuelle, puis pendant la durée de conservation exigée par la législation.
  • Utilisateurs du service cloud Fidelix (3.4) : les données sont conservées pendant la durée du droit d’utilisation
  • Personnes visitant les bureaux et les chantiers (3.5, le cas échéant) : les données sont conservées pendant une durée maximale de 3 ans à compter de la visite.
  • Utilisateurs du système de demandes d’assistance et personnes de contact pour les installations (3.6) : les données sont conservées aussi longtemps que le produit ou le système est installé et couvert par l’assistance, puis pendant la durée de conservation exigée par la législation.
  • Les enregistrements collectés via les systèmes de sécurité des propriétés (par ex. contrôle d’accès, vidéosurveillance) sont conservés pendant une durée de conservation distincte, nettement plus courte que celle des coordonnées générales des visiteurs, généralement 30 jours.
8. Modifications de la politique de confidentialité

Nous nous réservons le droit de réviser, modifier et mettre à jour la présente politique de confidentialité de temps à autre. Si nous apportons de telles modifications, nous consignerons la modification ou la date de la modification dans la présente politique de confidentialité. Veuillez lire régulièrement la présente politique de confidentialité, en particulier avant de nous transmettre des données personnelles. Nous n’informerons pas nos utilisateurs de chaque mise à jour, mais en cas de modifications importantes de la politique de confidentialité ou de l’utilisation de vos données, nous nous efforcerons de vous en informer de manière appropriée.